Biznes w Hiszpanii w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sociedad limitada)

 

Hiszpania to dla wielu kraj pięknych krajobrazów, wspaniałych smaków, piaszczystych plaż i wakacyjnego wypoczynku. Te wszystkie atuty można mieć „pod ręką” prowadząc w Hiszpanii biznes w formie spółki o ograniczonej odpowiedzialności („sociedad limitada” zwana także dalej w skrócie „SL”). Obecnie przepisy obowiązujące w UE pozwalają na prowadzenie firmy w krajach członkowskich na takich samych zasadach jak ich obywatele.

Kto może założyć spółkę

Wspólnikami SL mogą być zarówno obywatele hiszpańscy jak i obcokrajowcy, niezależnie od tego czy są posiadają w Hiszpanii status rezydenta czy też nie. Dużym plusem jest niewątpliwie możliwość założenia takiej spółki wyłącznie przez obcokrajowców, tj. prawo hiszpańskie nie wprowadza wymogu, aby chociaż jeden z właścicieli był obywatelem hiszpańskim. To z kolei pozwala uniknąć sztucznych struktur, w ramach których jednemu ze wspólników powierza się niewielki procent w kapitale zakładowym, odbierając całkowicie wszelkie uprawnienia i przywileje w spółce.. Wspólnikami mogą być także osoby prawne, krajowe jak i zagraniczne.

Założyciele spółki

Każdy ze wspólników będących założycielami spółki musi uzyskać numer identyfikacji podatkowej (NIF); możliwe jest również podpisanie aktu założycielskiego SL przed notariuszem bez numeru NIF i dostarczenie go notariuszowi w późniejszym terminie. W celu uzyskania numeru NIF osoby nie będące obywatelami hiszpańskimi muszą najpierw uzyskać numer identyfikacyjny cudzoziemca (Número de Identificación de Extranjero – NIE) na posterunku policji (Comisaría de Policía) lub w konsulacie hiszpańskim. Druga z tych opcji pozwala na załatwienie tej formalności jeszcze w Polsce. Uzyskanie takiego numeru wymaga osobistego stawiennictwa lub udzielenia innej osobie szczególnego pełnomocnictwa w formie notarialnej. Posiadając numer NIE trzeba następnie zarejestrować się w administracji podatkowej (Administraction Tributaria) uzyskując numer NIF, rejestracja możliwa jest także drogą elektroniczną.

Co do osób prawnych (np. spółek) mogą one również tworzyć SL; konieczne jest jednak wykazanie w akcie założycielskim SL faktu istnienia takiej osoby prawnej jako założyciela oraz wskazanie jej formy prawnej. Spółka zagraniczna ma obowiązek przedstawić notariuszowi przed którym sporządzany jest akt założycielski SL odpis z właściwego rejestru, w którym jest ona zarejestrowana wraz z apostille oraz tłumaczeniem przysięgłym; odpis ten powinien potwierdzać istnienie i prawidłowy byt prawny spółki zagranicznej, jak również prawidłowe umocowanie i skład organów które działają w jej imieniu. Podobnie jak w przypadku osób fizycznych, spółki zagraniczne muszą uzyskać numer NIF – dla uzyskania którego niezbędne jest potwierdzenie istnienia takiej spółki zagranicznej poprzez przedstawienie odpisu z właściwego rejestru handlowego; w przypadku polskiej spółki będzie to aktualny odpis z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Minimalny kapitał zakładowy

Minimalny kapitał zakładowy SL wynosi 3000 EUR i może być wniesiony w drodze wkładów pieniężnych lub niepieniężnych (aportów). W razie wniesienia wkładów niepieniężnych wartość tych wkładów określają założyciele spółki.

Od roku 2013 możliwe jest utworzenie SL z kapitałem niższym niż 3000 EUR (“sociedad limitada de fundación sucesiva”). Do czasu aż kapitał zakładowy takiej spółki osiągnie 3000 EUR obowiązują w odniesieniu do takiej spółki pewne dodatkowe ograniczenia (dotyczące np. wyższego poziomu obowiązkowej rezerwy z zysku) i wymogi.

Beneficjent rzeczywisty

Hiszpańskie przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy wymagają od spółek identyfikacji osoby fizycznej („beneficjenta rzeczywistego”) który kontroluje powyżej 25% jej kapitału. Zgodnie z tymi wymogami, po podpisaniu aktu założycielskiego należy podpisać (również przed notariuszem) akt identyfikujący beneficjentów rzeczywistych tej spółki – taki akt identyfikujący będzie potrzebny przy czynnościach przed bankami oraz przed innymi notariuszami (np. w przypadku gdy SL będzie podwyższała kapitał albo nabywała nieruchomość).

Pełnomocnictwo do założenia spółki

Wspólnik zamierzający utworzyć SL może stawić się przed notariuszem celem sporządzenia aktu założycielskiego SL osobiście lub też może być reprezentowany przez inną osobę na podstawie pełnomocnictwa szczególnego, umocowującego do utworzenia SL. Pełnomocnictwo do utworzenia SL musi mieć formę aktu notarialnego, a w przypadku pełnomocnictwa sporządzonego nie przed notariuszem hiszpańskim musi dodatkowo być opatrzone klauzulą apostille oraz tłumaczeniem przysięgłym na język hiszpański. Wskazane jest aby zakres pełnomocnictwa był z jednej strony jak najbardziej szczegółowy a z drugiej strony jak najszerszy, z uwagi na fakt iż pełnomocnictwo ogólne bez szczegółowego określenia uprawnień pełnomocnika nie jest akceptowane przez hiszpańskich notariuszy.

Utworzenie spółki tylko przed notariuszem

SL musi być utworzona przed notariuszem. Teoretycznie może to być zarówno notariusz hiszpański (lub konsul Hiszpanii za granicą) jak i notariusz zagraniczny. W praktyce jednak nie zdarzają się przypadki tworzenia SL przez notariusza nie będącego notariuszem hiszpańskim; także z uwagi na trudności w rejestracji opcja ta nie jest polecana.

Rejestracja spółki

Spółka podlega wpisowi do rejestru handlowego (Registro Mercantil) właściwego dla siedziby spółki. Do wyboru są dwie opcje: rejestracja elektroniczna oraz rejestracja tradycyjna.

Przy rejestracji elektronicznej właściwy notariusz przesyła elektroniczny odpis aktu założycielskiego spółki do rejestru handlowego. Po dokonaniu rejestracji, rejestr handlowy wysyła potwierdzenie rejestracji SL do notariusza, który sporządza odpowiednią adnotację w tym zakresie. Notariusz wydaje oryginał aktu założycielskiego spółki z adnotacją o dokonaniu wpisu w rejestrze.

Przy rejestracji tradycyjnej należy przedstawić w rejestrze handlowym oryginał aktu założycielskiego spółki, na którym – po rejestracji – dokonywana jest wzmianka o dokonaniu wpisu w rejestrze. Oryginał aktu założycielskiego może przedstawić każdy (nie jest wymagane szczególne umocowanie). Wymóg stosowania formularzy w postępowaniu przed rejestrem zależy od samego rejestru (prowincji Hiszpanii w której rejestr działa).

Od dnia przesłania/ przedstawienia aktu założycielskiego rejestr handlowy ma 15 dni roboczych (czyli około 3 tygodnie) na analizę czy spełnia on wymogi prawne. W razie stwierdzenia braków, informuje o stwierdzeniu braków osobę, która przesłała/ przedstawiła akt założycielski, wskazując rodzaj braków, podstawę prawną swojego rozstrzygnięcia oraz sposób uzupełnienia braków.

Zdarza się też, iż rejestr handlowy, mimo istnienia braków dokonuje wpisu częściowego; przykładowo jeżeli jeden z rodzajów działalności spółki obejmuje działalność reglamentowaną (podlegającą konieczności uzyskania pozwolenia właściwego organu państwowego) – w takim przypadku rejestr dokonuje wpisu z pominięciem jedynie tego rodzaju działalności.

Zawiadomienia o utworzeniu spółki/rozpoczęciu działalności

W pierwszej kolejności spółka powinna uzyskać tymczasowy numer identyfikacji podatkowej NIF, dla uzyskania którego powinna złożyć w Agencia Tributaria formularz 036 razem z kserokopią oraz potwierdzoną kopią aktu założycielskiego. Następnie powinna złożyć formularz 600 dotyczący podatku od czynności korporacyjnych (Impuesto sobre Operaciones Societarias). Wprawdzie utworzenie spółki nie podlega temu podatkowi, niemniej jednak nie zwalnia to z obowiązku złożenia tej deklaracji. Obydwie wymienione czynności mogą być dokonane przez notariusza w formie elektronicznej.

Przed rozpoczęciem działalności, należy złożyć nowy (kolejny) formularz 036 celem zawiadomienia Agencia Tributaria o zamiarze rozpoczęcia tej działalności i o obowiązkach podatkowych które od tego momentu będą ciążyć na spółce.

Po rejestracji spółki w rejestrze handlowym należy złożyć wniosek o ostateczny NIF na kolejnym (trzecim) formularzu 036. W przypadku gdy wspólnicy zagraniczni nie są rezydentami w Hiszpanii, należy złożyć deklarację informacyjną o inwestycji zagranicznej (formularz D-1A) w Ministerstwie Gospodarki (Ministerio de Economia).

Spółka, po utworzeniu, aby móc rozpocząć działalność, jest obowiązana uzyskać licencję na prowadzenie działalności od władz lokalnych (Ayuntamiento). Przy czym wystarczające jest zakomunikowanie zamiaru rozpoczęcia działalności – nie ma obowiązku oczekiwania na uzyskanie samej licencji; wyjątki dotyczą określonych rodzajów działalności (np. organizacji gier, działalności przemysłowej, etc.).

Rachunek bankowy spółki

W przypadku obejmowania przez wspólników udziałów w spółce w zamian za wkłady pieniężne, konieczne będzie otwarcie rachunku bankowego dla spółki w organizacji celem umożliwienia wspólnikom dokonania wpłat za udziały. Celem otwarcia rachunku bankowego, należy podjąć następujące kroki:

1) Zgłoszenie do centralnego rejestru handlowego (Registro Mercantil Central http://www.rmc.es/) zakresu możliwych nazw (firm) planowanej spółki. Zgłoszenie takie zawiera nazwę (firmę) jednego ze wspólników – założycieli i wskazuje 5 możliwych nazw (firm) planowanej spółki, w kolejności preferencji. W terminie do 2 dni rejestr handlowy informuje która nazwa (firma) została zarezerwowana w systemie i wydaje „zaświadczenie negatywne o firmie spółki” (certificación negativa de denominación social) – oznaczające że dana nazwa (firma) spółki nie widnieje jeszcze w rejestrze.

2) Z powyższym zaświadczeniem możliwe jest otwarcie rachunku bieżącego na który wspólnicy będą mogli wpłacić wkłady pieniężne. Różne banki mogą wymagać innych dodatkowych informacji i dokumentów – wymogi te zatem należy sprawdzić w danym banku przed rozpoczęciem całej procedury. Bank podaje następnie informację o numerze IBAN rachunku i wydaje zaświadczenie o dokonaniu wpłat.

Zarówno zaświadczenie negatywne o firmie spółki jak i zaświadczenie o dokonaniu wpłat powinny być dołączone do aktu założycielskiego spółki.

Należy mieć na uwadze, iż w większości banków rachunek nie będzie aktywny do momentu rejestracji aktu założycielskiego spółki w rejestrze handlowym.

Rachunkowość spółki

Wprawdzie korzystanie z usług księgowego czy doradcy podatkowego przez SL nie jest obowiązkowe, niemniej jednak jest to wskazane, z uwagi na stopień komplikacji rachunkowości spółki i kwestii podatkowych, w tym raportowych, związanych z jej działalnością. Ceny wspomnianych usług różnią się w zależności od rodzaju i skali działalności spółki. Dla małych spółek oscylują w granicach 200 – 300 EUR miesięcznie.

Zwracamy także uwagę, iż audytorzy SL podlegają rejestracji w rejestrze handlowym.

Opodatkowanie SL

SL jest opodatkowana w szczególności w następujący sposób:

• podatek od wartości dodanej (IVA) – odpowiednik naszego VAT-u
• podatek od spółek (Impuesto sobre Sociedades) – podstawowa stawka: 25%, z możliwością zastosowania stawki 15% przez dwa pierwsze lata podatkowe z ulgami dla nowoutworzonych spółek
• podatek od działalności gospodarczej (Impuesto sobre Actividades Económicas) – nie dotyczy

spółek o przychodach (cifra de negocios) poniżej 1.000.000 EUR rocznie

• składki na ubezpieczenie społeczne (Seguridad Social) osób zarządzających i pracowników SL

Jako podatek nie mający charakteru periodycznego można wskazać także wspomniany niżej podatek od czynności korporacyjnych (Impuesto sobre Operaciones Societarias), który płatny jest np. przy podwyższaniu kapitału zakładowego w SL.

Ramy czasowe

Od roku 2010 hiszpańskie prawo przewiduje, iż utworzenie spółki powinno zająć 24 godziny, w sytuacji gdy spółka spełnia określone wymogi (określony minimalny kapitał zakładowy, gotowy wzór umowy spółki). W praktyce termin ten rzadko bywa dotrzymywany. Najczęściej poszczególne etapy trwają odpowiednio:

• uzyskanie zaświadczenia negatywnego o firmie spółki: 1-2 dni
• otwarcie rachunku bieżącego i uzyskanie zaświadczenia o dokonaniu wpłat: 3-4 dni
• uzyskanie tymczasowego NIF i złożenie formularza 600: 1-2 dni od podpisania aktu założycielskiego spółki – jeżeli dokonuje tego notariusz i jeżeli wszyscy wspólnicy-założyciele posiadają numer NIE
• wpis do rejestru handlowego: 4-7 dni (przepisy przewidują maksymalny termin 15 dni roboczych)

W praktyce, biorąc pod uwagę powyższe, cała procedura trwa najczęściej od 2 do 3 tygodni.

Podpis elektroniczny

Spółki są zobowiązane do komunikowania się (składania wniosków i otrzymywania zawiadomień) z administracją publiczną w formie elektronicznej. W tym celu konieczne jest posiadanie przez spółkę certyfikowanego podpisu elektronicznego. Istnieje wiele rodzajów tego podpisu; uzyskuje go osoba zarządzająca spółką, za pośrednictwem administracji podatkowej.

R. pr. Marcin Gruszko

Adw. Carlos Fernández