Der Jahresabschluss einer polnischen Gesellschaft kann nur von einem Geschäftsführer mit polnischer PESEL-Nummer eingereicht werden

Seit dem 15. März 2018 sind polnische Unternehmer verpflichtet, Jahresabschlüsse ausschließlich elektronisch einzureichen. Die Unterlagen sind über das Webportal des polnischen Justizministeriums unter dem Link: https://ekrs.ms.gov.pl zu übermitteln. Das Prozedere soll die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen vereinfachen und die Jahresabschlussdaten für jedermann einsehbar zu machen. Für Gesellschaften mit ausländischem Kapital kann sich die Neuerung allerdings als eine erhebliche Erschwernis erweisen.

Vor der Novelle des Gesetzes über das Landesgerichtsregister (poln. abgekürzt: KRS) diente das elektronische Registerportal den Unternehmern hauptsächlich dazu, aktuelle Auszüge aus dem Unternehmensregister abzurufen. Bislang war es nicht gesetzlich vorgeschrieben, bestimmte Anmeldungen unbedingt über das Webportal vorzunehmen. Zwar konnten Unternehmer ihren Eintragungs- bzw. Einreichungspflichten auf elektronischem Wege auch vorher nachkommen, waren aber dazu nicht verpflichtet. Dazu hat das Justizministerium eine dedizierte Plattform für Unternehmer entwickelt und unter dem Link https://ekrs.ms.gov.pl zur Verfügung gestellt.

Interessanterweise haben Unternehmer nun freien Zugang zu den elektronisch eingereichten Jahresabschlüssen anderer Rechtsträger, ohne dass dafür ein Konto beim Webportal angelegt werden muss. Somit können Finanzdaten eines offenlegungspflichtigen Unternehmens jederzeit von Zuhause aus eingesehen werden.

Benutzerkonto und PESEL-Nummer sind ein Muss

Auch wenn die Grundsätze der neuen Regelung richtig sein mögen, kann die Umsetzung für Gesellschaften mit ausländischer Beteiligung durchaus problematisch sein. Da stellt sich nämlich unter anderen die Frage, ob ausländische Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer polnischer Gesellschaften eine PESEL-Nummer beantragen müssen, um den Jahresabschluss ordnungsgemäß einzureichen.

Für die Einreichung des Jahresabschlusses über das Webportal des Justizministeriums muss ein Benutzerkonto angelegt werden. Das Konto kann auf dem Webportal eKRS, Menüpunkt S24 unter dem Link: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ relativ einfach angelegt werden. Es werden dafür nur eine E-Mail-Adresse und ein Passwort benötigt.

Nach dem Anlegen des Benutzerkontos beginnen die Schwierigkeiten. Der Nutzer wird um Authentisierung gebeten. Der Identitätsnachweis kann auf zweierlei Weise erfolgen:

1) durch die elektronische Signatur;

2) mittels des sog. Vertrauensprofils ePUAP (dt. etwa: elektronische Plattform für Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung) .

Das sogenannte Vertrauensprofil ePUAP ist eine (billigere) Alternative zur elektronischen Signatur. Es muss entweder beim Finanzamt, Gemeindeamt oder über das Online-Banking bestätigt werden. Im letzteren Fall ist jedoch zu beachten, dass das Bankkonto bei einer der folgenden Banken geführt werden muss: PKO S.A., Inteligo, BZ WBK, Bank Pekao, mBank, ING Bank Śląski, Envelo, Milenium. Es ist nicht möglich, das ePUAP-Profil mittels des Kontos einer ausländischen Bank zu authentisieren, auch wenn die ausländische Bank zusammen mit einer der oben genannten Banken zu derselben Bankengruppe gehört.

Konnte die Authentisierung erfolgreich abgeschlossen werden, taucht wieder beim Hochladen der Unterlagen ein Problem auf.

Laut gesetzlicher Vorgabe sind die einzureichenden Unterlagen mit der qualifizierten elektronischen Signatur oder der elektronischen Signatur, die durch das Vertrauensprofil bei ePUAP bestätigt wurde, zu versehen, wobei das elektronische Zertifikat ausschließlich durch eine polnische Zertifizierungsstelle ausgestellt werden muss. Elektronische Signaturen, für die eine ausländisches Zertifikat vorliegt (aus einem anderen Mitgliedstaat der EU oder einem Drittstaat), können für die Signierung der einzureichenden Dokumente nicht verwendet werden. Die Einreichung erfolgt zudem durch eine natürliche Person, die im Unternehmensregister als Mitglied des vertretungsberechtigten Organs, vertretungsberechtigter Gesellschafter einer Personengesellschaft, Insolvenzverwalter oder Liquidator eingetragen ist und deren PESEL-Nummer (polnische Personenkennzahl) im Register offengelegt wurde.

Personen, die Jahresabschlüsse über das Webportal einreichen, müssen demnach zwingend eine PESEL-Nummer haben. Die Anpassung an diese Anforderung kann insbesondere für durch Ausländer gegründete Gesellschaften ein Problem darstellen, denn Ausländer haben meistens keine PESEL-Nummer. Ausgenommen davon sind diejenigen Ausländer, die in Polen gemeldet sind oder hier Arbeit leisten. Sind ausschließlich ausländische Bürger Geschäftsführer einer polnischen Gesellschaft, so ist die Gesellschaft insoweit verpflichtet,

1) eine Person mit der PESEL-Nummer in die Geschäftsführung bzw., den Vorstand einer Kapitalgesellschaft zu berufen (bei Personengesellschaften – als vertretungsberechtigten Gesellschafter aufzunehmen), oder

2) herbeizuführen, dass einem der ausländischen Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder (bei Kapitalgesellschaft) oder Gesellschafter (bei Personengesellschaft) die PESEL-Nummer zugeteilt wird.

PESEL-Nummer für Ausländer

Einem Ausländer kann die PESEL-Nummer von Amts wegen vergeben werden, wenn er eine Aufenthaltserlaubnis für ständigen Aufenthalt in Polen hat und den Wohnsitz in Polen anmeldet. Ansonsten wird die PESEL nur auf Antrag vergeben. Zuständig für die Annahme der Anträge für Ausländer sind folgende Behörden:

1) das Gemeindeamt, das an dem angemeldeten Wohnsitz für den Antragsteller zuständig ist,

2) das Gemeindeamt, in dessen Bezirk sich der Sitz des Arbeitgebers befindet – falls der Ausländer in Polen nicht angemeldet ist,

3) das Stadtamt Warschau Stadtmitte (poln. Urząd Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy) – falls der Ausländer im Unternehmen, in dem er seine Funktion ausübt, nicht eingestellt ist und den Wohnsitz in Polen nicht angemeldet hat.

Der Antrag auf die Vergabe der PESEL-Nummer kann über einen Bevollmächtigten gestellt werden, was in der Praxis schon eine Erleichterung darstellt. Somit muss der Ausländer nicht persönlich bei der Behörde erscheinen. Zu beachten ist jedoch, dass bei Antragstellung die Rechtsgrundlage angeführt werden muss, auf die der Ausländer seinen Antrag stützt.

Bevor der Jahresabschluss eingereicht wird, muss die vergebene PESEL-Nummer im Unternehmensregister offengelegt werden

Zu beachten ist, dass der Jahresabschluss nur durch jene natürliche Person eingereicht werden kann, deren PESEL-Nummer im Unternehmensregister öffentlich einsehbar ist. Dies bedeutet, dass die dem Ausländer vergebene PESEL-Nummer noch in eine entsprechende Spalte im Register eingetragen werden muss. Erst danach kann die eigentliche Einreichung des Jahresabschlusses erfolgen. Im Hinblick auf Bearbeitungszeiten für die Prüfung von Anträgen durch Registergerichte wird daher dringend empfohlen, entsprechende Maßnahmen rechtzeitig vorzunehmen, um somit gesetzliche Fristen für die Einreichung von Jahresabschlüssen einzuhalten.

Für jegliche Fragen und weitere Informationen in diesem Zusammenhang stehen Ihnen unsere Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Tomasz Szarek - Rechtsanwalt, Partner

Marta Ignasiak - Steuerberater