Einleitung Die von Polen aus für einen ausländischen Arbeitgeber verrichtete Arbeit ist heute ein gängiger und weithin akzeptierter Standard. Auch angesichts der bevorstehenden Urlaubszeit erwägen viele Arbeitnehmer möglicherweise zusätzlich, solche Arbeit während vorübergehender Aufenthalte in Polen (sog. „Workation“) auszuüben. Eine solche Flexibilität kann jedoch erhebliche steuerliche Probleme mit sich bringen – sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Aus diesem Grund zeigen wir im Folgenden die wichtigsten Risikobereiche auf, die mit der Erbringung der mobilen Arbeit von Polen aus verbunden sind. Begriff der Betriebsstätte In jedem dieser Szenarien ist die sog. „Betriebsstätte“ von Bedeutung, d. h. „eine feste Geschäftseinrichtung, durch die die Tätigkeit eines Unternehmens ausgeübt wird“. Gemäß den OECD-Richtlinien entsteht eine „Betriebsstätte“, wenn eine bestimmte Räumlichkeit dauerhaft zur Ausübung einer Tätigkeit dient. In der Praxis ist die „Betriebsstätte“ also an einen konkreten Ort gebunden, der im Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit genutzt wird. Homeoffice und Betriebsstätte Gemäß der allgemein anerkannten Rechtsauffassung der polnischen Verwaltungsgerichte führt die Ausübung einer Tätigkeit von den eigenen Räumlichkeiten aus für einen ausländischen Arbeitgeber in den allermeisten Fällen nicht zur Entstehung einer Betriebsstätte in Polen auf dessen Seite. Dies ergibt sich u. a. aus der Tatsache, dass der Arbeitgeber in solchen Situationen keinen Rechtsanspruch auf die Immobilie hat, in der der Arbeitnehmer seine Aufgaben erfüllt. Die Arbeit von zu Hause aus kann nur in bestimmten Situationen zur Entstehung einer Betriebsstätte führen, zu denen folgende Beispielfälle zählen: die Ausübung der Tätigkeit durch eine Person, die befugt ist, im Namen des Arbeitgebers wichtige Entscheidungen zu treffen und tatsächlich als dessen lokaler Vertreter tätig ist, oderdie Angabe der Privatadresse des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber als seine Korrespondenzadresse; In den allermeisten Fällen birgt die Arbeit von zu Hause aus daher kein Risiko, dass eine Betriebsstätte des Arbeitgebers in Polen entsteht. Die Situation ändert sich jedoch grundlegend, wenn der Arbeitgeber beschließt, in Polen ein Büro (oder eine andere Immobilie) anzumieten und dieses beispielsweise den in Polen tätigen Personen zur Verfügung zu stellen. Anmietung eines Büros und Betriebsstätte Wenn ein ausländischer Unternehmer beschließt, in Polen Räumlichkeiten anzumieten (z. B. ein Büro, in dem die von ihm beschäftigten Arbeitnehmer arbeiten werden), führt dies mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit zur Entstehung einer Betriebsstätte in Polen. Für den Arbeitgeber bedeutet eine solche Situation eine ganze Reihe von Verpflichtungen in Polen. Auswirkungen der Entstehung einer Betriebsstätte in Polen – Steuern Nach dem allgemeinen Grundsatz werden die Einkünfte von Unternehmen in dem Land besteuert, in dem sich ihr Sitz befindet. Hat ein Unternehmer jedoch eine Betriebsstätte in Polen, so sind die von dieser Betriebsstätte erzielten Einkünfte auch mit der polnischen Körperschaftsteuer zu besteuern. Die Entstehung einer Betriebsstätte in Polen hat in der Praxis daher u. a. folgende Auswirkungen: die Notwendigkeit, eine polnische Steuernummer (NIP) zu beantragen, die Einhaltung der polnischen Steuervorschriften sowiedie monatliche Abrechnung der von der Betriebsstätte erzielten Einkünfte mit dem polnischen Finanzamt. Auswirkungen der Entstehung einer Betriebsstätte in Polen – Mitarbeiter Die Entstehung einer Betriebsstätte in Polen ist auch mit der Notwendigkeit verbunden, die Art der Abrechnung mit den in Polen beschäftigten Arbeitnehmern zu ändern. Ab dem Zeitpunkt der Entstehung der Betriebsstätte sollte der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter monatlich abführen: Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer an das polnische Finanzamt sowie Sozialversicherungsbeiträge an die polnische Sozialversicherungsanstalt (ZUS). Die Nichtbeachtung der o. g. Verpflichtungen kann u. a. dazu führen, dass die polnischen Finanzbehörden gegen den Arbeitgeber eine Geldstrafe verhängen. Workation Die oben beschriebenen Regeln können auch für Personen gelten, die für eine sogenannte „Workation“ nach Polen kommen. In solchen Fällen ist das Risiko jedoch deutlich geringer, was auf den vorübergehenden Charakter solcher Reisen zurückzuführen ist. Das bedeutet, dass die gelegentliche Ausübung einer Tätigkeit von Polen aus keine steuerlichen Konsequenzen haben sollte, weder für den Arbeitgeber noch für die Arbeitnehmer. Beispielfälle Eine Betriebsstätte in Polen entsteht nicht, wenn: der Arbeitnehmer seine Arbeit in Polen von seinen eigenen Räumlichkeiten aus verrichtet, ohne gleichzeitig das Recht zu haben, Verträge abzuschließen oder wichtige Entscheidungen im Namen des Arbeitgebers zu treffen,der Arbeitnehmer vorübergehend Aufgaben von Polen aus wahrnimmt (z. B. im Rahmen eines Workations). Eine Betriebsstätte in Polen kann entstehen, wenn: der Arbeitnehmer seine Arbeit in Polen von Räumlichkeiten aus verrichtet, die von einem ausländischen Arbeitgeber angemietet/bezahlt werden, der Arbeitnehmer seine Arbeit von seinen eigenen Räumlichkeiten in Polen aus verrichtet, jedoch über Vollmachten zum Abschluss wichtiger Verträge im Namen des Arbeitgebers verfügt. Schlussfolgerungen Die Tatsache, dass die mobile Arbeit von Polen aus verrichtet wird, muss an sich nicht zwangsläufig zur Entstehung einer Betriebsstätte in Polen führen. Vorsicht ist jedoch in den folgenden Situationen geboten: die Arbeit wird von einem Büro aus verrichtet, das vom Arbeitgeber angemietet (oder bezahlt) wird, die Arbeit wird von einer Person verrichtet, die befugt ist, im Namen des Arbeitgebers wichtige Entscheidungen zu treffen und/oder in seinem Namen wesentliche Verträge (im Zusammenhang mit dem Kerngeschäft des Arbeitgebers) abzuschließen, oderdie Adresse, an der die Arbeit verrichtet wird, als Korrespondenzadresse des betreffenden Arbeitgebers angegeben ist. Jede dieser Situationen kann nämlich zur Entstehung einer Betriebsstätte in Polen führen und damit u. a. zur Notwendigkeit, einen Teil der von dem betreffenden Arbeitgeber erzielten Einkünfte in Polen zu versteuern.
