Polnisches Entsendegesetz

Hintergrund
Das polnische Gesetz über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen ist am 18.06.2016 in Kraft getreten. Das Gesetz findet Anwendung sowohl auf Arbeitgeber aus den EU-Mitgliedstaaten als auch dem EU-Ausland, die ihre Mitarbeiter nach Polen entsenden. Das Gesetz erlegt ausländischen Arbeitgebern eine Reihe im Folgenden zusammenfassend dargestellter Pflichten auf.

Nicht weniger günstige Beschäftigungsbedingungen für die entsandten Arbeitnehmer
Entsendende Arbeitgeber haben den nach Polen entsandten Arbeitnehmern Mindestbeschäftigungsbedingungen nach Maßgabe des polnischen Arbeitsgesetzbuches und sonstiger relevanter Regelungen zu gewährleisten. Diese Mindeststandards erstrecken sich auf:

• die Normen und das Ausmaß der Arbeitszeit sowie die täglichen und wöchentlichen Erholungszeiträume;
• das Ausmaß des Erholungsurlaubs;
• den Mindestlohn für die Arbeit, der aufgrund gesonderter Vorschriften bestimmt wird;
• die Höhe der Vergütung und des Zuschlags für die Überstundenarbeit;
• die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz;
• den Schutz der Schwangeren und Mutterschutz;
• die Beschäftigung von Jugendlichen, Kinderarbeit oder andere Erwerbstätigkeit durch Kinder;
• den Grundsatz der Gleichbehandlung und das Verbot der Diskriminierung bei der Beschäftigung;
• die Ausführung der Arbeit in Übereinstimmung mit den Vorschriften über die Beschäftigung von Leiharbeitnehmern.

Die Mindeststandards gelten jedoch nicht für vorbereitende Montage- oder Installationsarbeiten, die von einem entsandten Arbeitnehmer über einen Zeitraum von nicht mehr als acht Tagen im Jahr – angefangen ab dem Tag der Arbeitsaufnahme am jeweiligen Arbeitsplatz erbracht werden. Die Ausnahme betrifft nicht die Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Bauarbeiten oder der Instandhaltung eines Bauwerkes, insbesondere Aushubarbeiten, Erdarbeiten, Errichtung und Abbau von Fertigteilen, Einrichtung oder Ausstattung, Renovierung, Abbau- und Abbrucharbeiten, Wartungsarbeiten, Maler- und Reinigungsarbeiten.

Kontaktperson und Vertreter in Polen
Ein entsendender Arbeitgeber hat einen Ansprechpartner in Polen für die Kontakte zur Arbeitsschutzbehörde (polnisch abgekürzt: „PIP”) zu benennen. Die ermächtigte Kontaktperson hat sich während der Entsendungszeit in Polen aufzuhalten und ist befugt, Unterlagen und Mitteilungen an die Behörde zu übermitteln und umgekehrt von der Behörde zu empfangen.

Die vom Arbeitgeber ermächtigte Kontaktperson hat auf Verlangen der Arbeitsschutzbehörde Kontaktdaten einer Person zu übermitteln, die aufgrund einer Ermächtigung befugt ist, den Arbeitgeber während der behördlichen Kontrolle zu vertreten. Die Kontaktdaten umfassen den Namen des Vertreters, dessen Adresse und dienstliche Telefonnummer sowie dessen E-Mail-Adresse. Auf begründeten Antrag der Behörde soll der Vertreter während der jeweiligen Kontrolle in Polen erreichbar sein.

Erklärung des entsendenden Arbeitgebers
Spätestens am Tag des Arbeitsantritts in der Republik Polen müssen der Arbeitsschutzbehörde entsprechende Informationen zur Verfügung gestellt werden, die ihr die Durchführung einer Inspektion am Arbeitsplatz ermöglichen. Die Anmeldung hat durch den entsendenden, d.h. ausländischen, Arbeitgeber zu erfolgen.

Aufbewahrung der Unterlagen
Für die Dauer der Entsendung hat der entsendende Arbeitgeber folgende Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form in Polen aufzubewahren und bereitzuhalten:

• eine Kopie des Arbeitsvertrags des nach Polen entsandten Arbeitnehmers oder eines anderen Dokuments zum Nachweis der Beschäftigungsbedingungen im Rahmen des begründeten Arbeitsverhältnisses;
• Dokumentation (Originale oder Kopien) der Arbeitszeit des Entsandten, i. S. des Beginns und der Beendigung der Arbeit sowie der Anzahl der am jeweiligen Tag gearbeiteten Stunden;
• Nachweise (Originale oder Kopien) über die Höhe des Arbeitsentgelts des entsandten Arbeitnehmers und die gemäß dem anwendbaren Recht getätigten Abzüge sowie die erfolgten Lohn- und Gehaltszahlungen.

Auf Verlangen der Arbeitsschutzbehörde ist der entsendende Arbeitgeber für die Dauer der Entsendung verpflichtet, die oben genannten Unterlagen samt Übersetzungen ins Polnische spätestens fünf Werktage nach Eingang des Antrags der Behörde zur Verfügung zu stellen.

Im Zeitraum von zwei Jahren nach Beendigung der Arbeitsverrichtung durch den Entsandten in Polen hat der Arbeitgeber die oben genannten Unterlagen auf Ersuchen der Arbeitsschutzbehörde spätestens 15 Werktage nach Eingang des Antrags der Behörde einzureichen. Die Behörde kann beim Arbeitgeber auch die Vorlage der Übersetzungen jeweiliger Unterlagen anfordern.

In Entsendungsfällen, in denen sich der Entsandte in Polen vor Inkrafttreten des Gesetzes, d.h. vor dem 18.06.2016 bereits aufhielt, waren entsendende Arbeitgeber verpflichtet, bis zum 18.09.2016 die Erklärung gemäß dem o.a. Punkt IV einzureichen sowie der Pflicht zur Aufbewahrung der unter Punkt V aufgelisteten Unterlagen nachzukommen. Obwohl die Regelungen dies nicht direkt bestimmen, war es ebenfalls notwendig, die Kontaktperson in Polen zu benennen.

Bei Nichterfüllung der obigen Pflichten kann ausländischen Arbeitgebern ein Bußgeld von PLN 1.000,00 bis max. PLN 30.000,00 (ca. EUR 230,00 bis max. ca. EUR 6.870,00) verhängt werden.

Autorin: Katarzyna Gospodarowicz