Skutki podatkowe zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest jednym z najbardziej optymalnych podatkowo sposobów finansowania benefitów dla pracowników. Dobrze zaplanowany pozwala całkowicie zwolnić przyznawane z jego środków świadczenia.

Ustalając jego skutki należy jednak brać pod uwagę kwestie związane z kryterium socjalnym, możliwością przypisania konkretnego przychodu do konkretnego adresata świadczenia oraz wartością przyznawanego świadczenia.

 

Kryterium socjalne

Świadczenia z funduszu aby być zwolnione z podatku muszą być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej beneficjentów. W praktyce czynnikiem wykorzystywanym do oceny zasadności przyznawania świadczeń jest dochód na członka rodziny pracownika. Co istotne - pracodawca w taki sposób musi ustalić warunki przyznawania świadczeń, aby wykluczyć sytuację, w której wszyscy pracownicy otrzymają świadczenie w takiej samej wysokości. Kryteria muszą być więc jasne, przejrzyste i weryfikowalne oraz powinny umożliwiać jednoznaczne podzielenie pracowników pod kątem ich sytuacji.

Co istotne - ustawa nie przewiduje sposobu, w jaki należy liczyć dochód pracowników dla celów funduszu. Pracodawca może więc zadecydować, że będzie brał pod uwagę tylko dochód pracownika, bądź dochód w przeliczeniu na członka rodziny. Z punktu widzenia celów funduszu, czyli kwestii socjalnych, bardziej prawidłowe wydaje się jednak to drugie podejście, które bierze pod uwagę dochód w przeliczeniu na jednego członka rodziny.

 

Limit przyznanych środków

Świadczenia przyznane z uwzględnieniem kryteriów socjalnych są wolne od podatku gdy ich wartość nie przekracza limitu, który do końca tego roku wynosi 2.000 zł (od początku roku przyszłego limit ten ponownie będzie wynosić 1.000 zł). Świadczenia ponad tą wartość są opodatkowane.

Wspomnieć tutaj trzeba także o szczególnym rodzaju pomocy finansowanym z funduszu, a mianowicie o zapomogach przyznawanych w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci. Takie świadczenia są dla pracowników wolne od podatku, niezależnie od ich wysokości - w tym zakresie limit tysiąca/dwóch tysięcy złotych nie obowiązuje.

 

Możliwość przypisania przychodu

Wyjątkiem od powyższego jest sytuacja,  w której pracodawca nie możliwości jednoznacznego ustalenia wartości przyznanego świadczenia.

Ma to miejsce wtedy, gdy organizuje ze środków funduszu na przykład imprezę integracyjną i nie sposób dokładnie ustalić przychodu konkretnego pracownika osiągniętego z tego tytułu. Niemożliwe jest bowiem stwierdzenie kto ile na imprezie przebywał i z jakich atrakcji faktycznie skorzystał.

 

Skutki dla pracodawcy

Powyższe kwestie istotne są nie tylko ze strony pracownika, ale także pracodawcy. Jeżeli bowiem przyznawane świadczenie nie korzysta ze zwolnienia, pracodawca zobowiązany jest między innymi do pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy. Niepobranie takiego podatku może wiązać się z odpowiedzialnością z tego tytułu.

Stąd bardzo istotne jest jednoznaczne ustalenie tego, czy dany benefit stanowi przychód dla pracowników, czy też nie. Błędna kwalifikacja może wiązać się między innymi z koniecznością zapłacenia odsetek od niepobranych zaliczek czy też problemami związanymi z brakiem złożenia odpowiednich deklaracji.

Fundusz ma jednak także pozytywne strony z punktu widzenia pracodawców. Są one związane nie tyle z tym, że odpisy na fundusz stanowią koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy, ale z tym, że pracodawca może kształtować sobie moment powstania tych kosztów. Fundusz może więc służyć jako swego rodzaju narzędzie optymalizacyjne.

 

Wnioski

Fundusz może być bardzo dobrym narzędziem pozwalającym na optymalizację podatków. Należy jednak pamiętać, że rozliczenie funduszu może być kontrolowane zarówno przez urząd skarbowy, jak i ZUS. Stąd należy tak sformułować zapisy m.in. regulaminu regulującego jego funkcjonowanie (szczególnie w zakresie zasad przyznawania świadczeń), aby nie było żadnych wątpliwości co do prawidłowości stosowanych zasad.

 

Autor: Marek Michalski