Inhalt

Sprawozdanie finansowe polskiej spółki będzie mógł złożyć członek zarządu wyłącznie z polskim numerem PESEL

Od 15 marca 2018 r. polscy przedsiębiorcy zostali zobligowani do składania sprawozdań finansowych wyłącznie drogą elektroniczną za pomocą specjalnego portalu udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości pod linkiem: https://ekrs.ms.gov.pl. Procedura ta ma ułatwić publikację sprawozdań finansowych i umożliwić każdemu zapoznanie się z informacjami w nich zawartymi. Może jednak stanowić daleko idące utrudnienie dla spółek z kapitałem zagranicznym.

Przed zmianami wprowadzonymi na mocy nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, przedsiębiorcy wykorzystywali głównie elektroniczny KRS, do pobierania aktualnych informacji z rejestru przedsiębiorców – popularne wyciągi z KRS. Jak dotąd przepisy prawa nie nakładały na nich bezwzględnego obowiązku dokonywania określonej kategorii zgłoszeń za pomocą systemu teleinformatycznego. Oczywiście mieli oni taką możliwość, ale nie byli do tego zobligowani. W tym celu, Ministerstwo Sprawiedliwości otworzyło dedykowaną platformę dla przedsiębiorców, która dostępna jest pod linkiem https://ekrs.ms.gov.pl.

Co ciekawe,  przedsiębiorcy będą mieli swobodny dostęp do sprawozdań finansowych innych podmiotów składanych za pomocą systemu, a korzystanie z tej funkcjonalności nie będzie wymagało założenia konta w systemie. Tym samym, nie wychodząc z domu będzie można przejrzeć dane finansowe interesującego nas podmiotu.

Obowiązek posiadania konta i numeru PESEL

Powyższa regulacja pomimo prawidłowych założeń może jednak przynieść wiele problemów dla spółek z kapitałem zagranicznym. Czy cudzoziemcy w zarządach polskich spółek będą musieli uzyskać numer PESEL aby prawidłowo złożyć sprawozdanie finansowe.

Niezbędnym do korzystania z portalu Ministerstwa Sprawiedliwości jest wymóg posiadania odpowiedniego konta. Konto można utworzyć wchodząc do zakładki S24 na stronie głównej portalu eKRS dostępnej pod linkiem: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/

Po założeniu konta w systemie, które jest stosunkowo proste, wymaga bowiem jedynie podania adresu e-mail oraz hasła, zaczynają się trudności. Przed przejściem do jego korzystania, użytkownik proszony jest o dokonanie autoryzacji. Autoryzacji można dokonać na dwa sposoby:

1)      za pomocą podpisu elektronicznego;

2)      za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP.

Profil zaufany ePUAP jest (tańszą) alternatywą dla podpisu elektronicznego. Dodatkowo profil w ePUAP należy potwierdzić podczas wizyty m.in. w urzędzie skarbowym, urzędzie gminy lub za pomocą bankowości elektronicznej z tym dodatkowym zastrzeżeniem, iż konto bankowo musi zostać założone w jednym z następujących banków: PKO S.A., Inteligo, BZ WBK, Bank Pekao, mBank, ING Bank Śląski, Envelo, Milenium. Nie ma możliwości weryfikacji autentyczności profilu zaufanego ePUAP za pomocą konta zagranicznego banku nawet gdyby należał on do grupy ww. podmiotów.

Niemniej jednak nawet gdyby udało się, uzyskać jeden z dwóch możliwych sposobów weryfikacji wskazanych powyżej, problem pojawia się w momencie wprowadzania dokumentów finansowych do elektronicznego systemu KRS.

Zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS „zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator”.

Stosownie do powyższego, na osoby składające sprawozdania finansowe w systemie teleinformatycznym został nałożony bezwzględny obowiązek posiadania numeru PESEL. Z dostosowaniem się do przedmiotowego wymogu będą miały problemy przede wszystkim spółki założone przez cudzoziemców, którzy najczęściej (za wyjątkiem przypadków zameldowania na terenie RP lub wykonywania tu pracy) nie posiadają numeru PESEL. W tym zakresie, spółki w zarządach których nie zasiadają obywatele RP będą zmuszone do:

1)      powołania do zarządu spółki kapitałowej (a w przypadku spółki osobowej - przyjęcia w poczet wspólników uprawnionych do jej reprezentacji) osoby posiadającej numer PESEL; lub

2)      uzyskania przez jednego z obcokrajowców zasiadających w zarządzie spółki kapitałowej (reprezentujących spółkę osobową) numeru PESEL.

Numer PESEL dla obcokrajowca

Cudzoziemiec może z urzędu otrzymać numer PESEL, jeżeli ma zgodę na pobyt stały w Polsce i złoży wniosek o zameldowanie na terytorium RP. W innym wypadku PESEL nadawany jest na wniosek. Wnioski o nadanie numeru PESEL dla obcokrajowca składa się:

1)       w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zameldowania,

2)       w urzędzie gminy, na terenie której mieści się siedziba pracodawcy — jeśli brak jest meldunku,

3)       w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy – jeżeli cudzoziemiec nie jest zatrudniony w podmiocie, w którym pełni swoją funkcję oraz nie posiada meldunku na terytorium RP.

Dużym udogodnieniem jest możliwość wnioskowania o nadanie numeru PESEL przez pełnomocnika, co wyklucza konieczność osobistego stawiennictwa w odpowiednim urzędzie. Trzeba jednak pamiętać, iż cudzoziemiec składając wniosek musi wskazać na podstawę prawną, która uzasadnia posiadanie przez niego numeru PESEL w Polsce.

Przed złożeniem sprawozdania na nowych zasadach numer PESEL należy ujawnić w KRS

Musimy jednocześnie pamiętać, iż zgłoszenia sprawozdania dokonuje osoba fizyczna której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze. W efekcie po uzyskaniu numeru PESEL dla cudzoziemca zajdzie jeszcze konieczność wpisania go do odpowiedniej rubryki w KRS. Dopiero w następnej kolejności będzie można procedować ze złożeniem sprawozdania finansowego. Mając na uwadze terminy rozpatrywania wniosków w rejestrze przedsiębiorców wskazane jest podjęcie działań w tym zakresie z odpowiednim wyprzedzeniem aby dochować ustawowych terminów na złożenie sprawozdań finansowych.

W razie jakichkolwiek pytań służymy pomocą. Odpowiedzi na najczęściej zadawane znajdziecie Państwo tutaj.

Tomasz Szarek - Radca prawny, Partner w SDZLEGAL SCHINDHELM

Marta Ignasiak - Doradca podatkowy w SDZLEGAL SCHINDHELM